Acquisti, Operations

Le nuove frontiere del processo di Acquisto: il Purchase to Pay (P2P)

Negli ultimi tempi il processo di acquisizione di beni e servizi ha assunto rilevanza sempre più strategica. Comprare prodotti di qualità a prezzi vantaggiosi è diventato sempre più importante; se a questo si aggiunge l’evoluzione dei sistemi informativi che ha portato alla realizzazione di veri e propri sistemi gestionali integrati (ERP) che stanno alla base del funzionamento di tutti i processi aziendali (compreso il processo di acquisto), si capisce come sia diventato sempre più importante gestire tali processi mediante l’ausilio delle tecnologie informatiche ed è proprio in quest’ottica che prende piede un nuovo modo di gestire gli acquisti: il Purchase to Pay o P2P.

Nell’economia moderna le imprese più evolute stanno da qualche anno a questa parte investendo ingenti risorse finanziarie per potenziare i propri sistemi informativi mediante una riprogettazione di tutti quei processi chiave che permettono di conseguire significativi vantaggi in termini economici: il processo di acquisto rappresenta, senza dubbio, uno dei processi che sono stati interessati da questa trasformazione. In questo senso il Purchase to Pay (P2P) rappresenta sicuramente un nuovo modo di intendere l’acquisizione dei fattori produttivi. Si tratta di un prodotto informatico che permette di collegare il Dipartimento Acquisti con la Divisione Amministrativa. Per essere più chiari, attraverso l’utilizzo di questo strumento è possibile gestire il processo di Acquisto dal momento in cui sorge la necessità di provvedere all’approvvigionamento (di un dato prodotto, servizio, componente etc…), fino al momento in cui l’Amministrazione procede al pagamento della fattura. Vediamo, pertanto, quali sono le fasi in cui si articola il Purchase to Pay.
1-Sourcing: si tratta della fase preliminare che racchiude al suo interno tutta una serie di attività che il buyer deve, assieme al richiedente, compiere: si tratta dell’ analisi dei fabbisogni, della determinazione delle specifiche, della formulazione della richiesta di acquisto. Una volta formulata, la richiesta d’acquisto (RDA) deve essere sottoposta ad approvazione da parte del Responsabile dell’Ufficio Acquisti o della Proprietà. Una volta approvata la RDA, il buyer deve inviare una richiesta di quotazione ai fornitori più adatti a soddisfare le esigenze del dipartimento Acquisti.
2- Contracts: si tratta della fase, in cui il buyer ha la responsabilità di costruire la relazione con il fornitore. Nello specifico, dopo aver ricevuto le quotazioni dai fornitori che riteneva più adatti, per il buyer è arrivato il momento di scegliere il fornitore a cui affidare la fornitura. In questo primo step sarà cura del buyer scegliere il fornitore che gli assicura maggiori garanzie in termini di rapporto qualità/prezzo, tempi di consegna, etc… Una volta individuato il fornitore più adatto, si passa alla negoziazione dei termini contrattuali e alla stipulazione del contratto. Compratore e venditore discutono di prezzi, quantità, sconti, spese di spedizione e altri aspetti critici che riguardano la fornitura e, se trovano un accordo su tutto, procedono con la stipulazione del contratto.
3- Purchasing: si tratta della fase esecutiva, in cui dopo aver stabilito le condizioni contrattuali, il buyer deve provvedere all’invio dell’Ordine di Acquisto (ODA) al Vendor generalmente via telematica. Il Vendor, da parte sua, si impegna a comunicare al compratore lo stato di avanzamento dell’ordine. In questa fase, il compratore dovrà occuparsi di sollecitare il fornitore a consegnare la merce, nel caso in cui la fornitura subisca dei ritardi.
4- Goods Receipt: in questa fase il compratore si occupa di ricevere la Merce e controllare la corrispondenza tra ordinato e ricevuto in termini di prezzi, quantità, qualità e in caso di difformità è suo compito procedere con reclami o negoziare con il fornitore eventuali sconti per merce difettosa, danneggiata o mancante.
5- Invoicing: durante questa fase il compratore riceve la fattura da parte del Vendor e sarà suo compito controllare la corrispondenza tra fattura e ordine di acquisto.
6- Invoice Processing: dopo aver effettuato tutti i controlli previsti dal protocollo, l’Ufficio Acquisti provvederà ad approvare la fattura e la trasmetterà all’Amministrazione che dovrà occuparsi del pagamento della stessa. Qualora l’impresa paghi entro una certa data prefissata, il fornitore potrà concedere eventuali sconti.
7- Analytics: in questa fase vengono raccolti tutti i dati relativi ai rapporti di fornitura. Nello specifico, il sistema si occuperà di analisi della Performance del Vendor in termini di puntualità nella consegna, di precisione nell’evasione dell’ordine, in termini di costi etc…
Sicuramente il P2P rappresenta il futuro degli Acquisti; l’idea di poter gestire tutto il processo di acquisto tramite l’utilizzo dei sistemi informativi costituisce un’opportunità di migliorare l’efficienza e l’efficacia del processo tanto per le aziende di medie dimensioni quanto per le grandi multinazionali. Naturalmente vanno considerati i costi sostenuti per l’adozione del P2P e quelli relativi alla formazione del personale coinvolto nel processo di acquisto. L’adozione del P2P se da un lato semplifica il processo di acquisizione dei beni/servizi riducendone i tempi ed evitando errori e duplicazioni, dall’altro è senza dubbio un investimento costoso che non è alla portata di tutti percui, prima di intraprendere questo importante passo è necessario che ogni impresa interessata faccia un’analisi costi/benefici e solo nel caso in cui il risultato sia positivo proceda all’acquisto.

BIBLIOGRAFIA:
https://www.thebalancesmb.com/purchase-to-pay-p2p-2221220

 

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